Laut Kulturausschussbeschluss vom September 2009 soll das Gesamtkonzept für den Kulturentwicklungsplan bis 2013 stehen. Die Koordination und Strukturierung des Prozesses hat eine Lenkungsgruppe unter Vorsitz von Herrn Oberbürgermeister Schaidinger übernommen. Acht Arbeitsgruppen haben nach vergleichbaren Kriterien zunächst die verschiedenen Bereiche des Konzepts bearbeitet.
Für die Arbeitsgruppen konnten sich alle Regensburger Kulturschaffenden bewerben, egal ob hauptamtlich, nebenberuflich oder ehrenamtlich tätig. Voraussetzung war lediglich, dass sie Regensburger Bürgerinnen und Bürger sind. Diese konnten durchaus von kulturellen Einrichtungen und Initiativen aller Art beauftragt sein, allerdings erfolgte die Berufung ad personam.
Die Arbeitsgruppen Kulturverwaltung und Musik hatten ihre Konzepte bereits erarbeitet. Im April und Mai 2011 wurden die weiteren sechs Arbeitsgruppen Bildende Kunst/ Museen, Darstellende Kunst/ Theater, Architektur/ Denkmalpflege/Stadtentwicklung, Literatur, Internet/ Film/ Medienkultur, Bibliotheken/ Bildung tätig. An zwei Konferenztagen stellten sich die rund 50 Teilnehmerinnen und Teilnehmer in Themen-Gruppen und in wechselnder Formation den gleichen Aufgaben. Ziel jenes Großgruppenprozesses war es, den Ist-Zustand der aktuellen kulturellen Situation in Regensburg zu erfassen sowie Ziele und Visionen in Gemeinschaftsarbeit zu formulieren.
Die Ergebnisse der Arbeitsgruppen sind in der sogenannten "Stoffsammlung" festgehalten, die als eine Grundlage für den Kulturentwicklungsplan dient.
