Vergabeamt

„Wir planen und begleiten Vergabeverfahren – von der Beschaffungsentscheidung über die Vorbereitung der Ausschreibung bis zur Zuschlagserteilung. Dabei stellen wir sicher, dass alle gesetzlichen Vorgaben eingehalten werden und öffentliche Mittel verantwortungsvoll eingesetzt werden.“

Öffentliche Auftraggeber sind dazu verpflichtet, bei der Beschaffung von Leistungen zahlreiche rechtliche und gesetzliche Vorgaben einzuhalten. Diese ergeben sich teilweise aus nationalen oder europäischen Regelungen, teilweise aber auch aus städtischen Leitlinien, um beispielsweise nachhaltig und fair einzukaufen und zu beschaffen. Das Vergabeamt stellt sicher, dass diese Vorgaben bei allen Beschaffungen angewendet werden, und nimmt dabei insbesondere folgende Aufgaben wahr:

• Durchführung von Vergabeverfahren
  Organisation und Begleitung von Ausschreibungen, Erstellung und Prüfung der Vergabeunterlagen, Veröffentlichung von Ausschreibungen, Auswertung der Angebote und Dokumentation des gesamten Verfahrens
• Sicherstellung der Rechtskonformität
  Anwendung der gesetzlichen Vorgaben (z. B. GWB, VOB/A, UVgO, VgV) und Prüfung der Verfahren auf rechtliche Sicherheit
  
• Beratung der Fach- und Bedarfsstellen
  Unterstützung bei der Wahl des geeigneten Beschaffungsweges und Begleitung von der Planung bis zum Auftrag
  
• Gewährleistung von Transparenz und Wettbewerb
  Gleichbehandlung aller Unternehmen, nachvollziehbare und offene Verfahren
  
• Wirtschaftlicher Einsatz von Haushaltsmitteln
  Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots unter Berücksichtigung von Qualität sowie ökologischen und sozialen Kriterien
• Fortbildung, Austausch und Vernetzung
  Stetige Verbesserung der Abläufe und Praktiken in rechtlicher und tatsächlicher Hinsicht

Wichtige Aufgabe des Vergabeamts ist es außerdem, in einem sich dynamisch entwickelnden Beschaffungsumfeld stets den Überblick zu behalten. Dies gelingt durch kontinuierliche Weiterbildung – sowohl durch die Teilnahme an Fachveranstaltungen als auch durch eigene Vortragstätigkeiten – sowie durch einen intensiven fachlichen Austausch. Eine wichtige Rolle spielen dabei die enge Vernetzung mit anderen Kommunen und Akteuren im Beschaffungswesen sowie die Mitgliedschaft der Stadt Regensburg bei den internationalen Netzwerken ICLEI und procura+, die ebenfalls im Vergabeamt betreut werden.

Das Vergabeamt versteht sich als Dienstleister innerhalb der Verwaltung. Für Bieter- und Bewerberunternehmen fungiert das Vergabeamt während laufender Vergabeverfahren als zentrale Anlaufstelle für alle Fragen rund um den Beschaffungsprozess.  Ziel ist es, Vergabeverfahren effizient, rechtssicher und nachvollziehbar zu gestalten. Dabei achtet das Vergabeamt auf einen fairen Wettbewerb und den verantwortungsvollen Umgang mit öffentlichen Mitteln. Durch seine Arbeit leistet es einen wichtigen Beitrag zu einer funktionierenden Verwaltung und bietet ein vielseitiges und interessantes Aufgabenfeld an der Schnittstelle von Verwaltung, Recht und Wirtschaft.

Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Vergabeamts verfügen über unterschiedlichste Qualifikationen, Ausbildungen, Studienabschlüsse und Berufserfahrungen. Diese breite fachliche Ausrichtung ermöglicht es, ein möglichst großes Spektrum an Beschaffungsthemen abzudecken und passgenau auf die unterschiedlichen Anforderungen sowie die verschiedenen Ansprechpartnerinnen und -partner in den Fach- und Bedarfsstellen einzugehen. 

Aufgrund vergabeverfahrensrechtlicher Vorgaben arbeitet das Vergabeamt kontinuierlich an der Digitalisierung seiner Verfahren – mit dem Ziel, Abläufe effizient, transparent und revisionssicher zu gestalten. Seit der Einführung des elektronischen Dokumentenmanagementsystems im Mai 2025 werden die Beschaffungsprozesse nahezu vollständig digital abgewickelt. Damit verfügt das Vergabeamt über einen sehr hohen Digitalisierungsgrad innerhalb der Stadtverwaltung.

Das Vergabeamt steht für:

• Rechtssicherheit 
  Verlässliche Anwendung der vergaberechtlichen Vorschriften
• Transparenz
  Nachvollziehbare und dokumentierte Verfahren
• Neutralität
  Gleichbehandlung aller Bieterinnen und Bieter
• Fachkompetenz
  Spezialisierte Kenntnisse im Vergaberecht und in der Verfahrenspraxis
• Serviceorientierung
  Unterstützung und Beratung innerhalb der Verwaltung