Beihilfe
Einführung eines elektronischen Inputmanagements sowie der Beihilfe-Service App
Die Beihilfestelle verwendet ab dem 01.08.2021 zur Bearbeitung von Beihilfeanträgen ein sogenanntes elektronisches Input-Management, wie es auch in der Versicherungswirtschaft üblicherweise zum Einsatz kommt. Dies bedeutet konkret, dass die eingereichten Belege digitalisiert und softwareunterstützt in papierloser Form verarbeitet werden. Das Einlesen der übersandten Dokumente geschieht in München in einer zentralen Scan-Stelle.
Informationen zu Änderungen bei der Antragstellung auf Papier (z.B. kein Rückversand der eingereichten Belege!) finden Sie nach den häufigen Fragen zur Nutzung der Beihilfe App.
Die Umstellung des Abrechnungsverfahrens bringt zwei wesentliche Vorteile mit sich:
- Es ist mit einer spürbaren Effizienzsteigerung zugunsten kürzerer Bearbeitungszeiten zu rechnen.
- Ein von vielen lange gehegter Wunsch kann in diesem Zuge realisiert werden, nämlich die Einführung einer sog. „Beihilfe-Service App".
Diese App ermöglicht es, Rechnungsbelege abzufotografieren und unmittelbar auf elektronischem Wege (in verschlüsselter Form) an die Beihilfestelle zu übermitteln. Es muss also im Regelfall kein Antrag in Papierform mehr ausgefüllt werden. Bei der Einreichung eines Antrags wird eine Eingangsbestätigung verschickt, der Fortschritt der Bearbeitung kann in der App verfolgt werden. Da der Postweg entfällt, verkürzen sich die Bearbeitungszeiten, und es kann Porto eingespart werden.
Die Nutzung der App erfolgt selbstverständlich auf freiwilliger Basis! Bei der Antragstellung kann auch jederzeit problemlos zwischen App und schriftlichen Antrag gewechselt werden.
Die Installation und Handhabung der Beihilfe-Service App können Sie, Ihrem Betriebssystem entsprechend, den nebenstehenden Anleitungen entnehmen.
Häufige Fragen zur Nutzung der Beihilfe-App
- Sie müssen keine Antragsformulare mehr ausfüllen.
- Es ist nicht mehr notwendig, Kopien Ihrer Belege zu erstellen.
- Die Postlaufzeit Ihres Antrages entfällt, was die Bearbeitungsdauer verkürzt.
- Sie erhalten in der App eine Eingangsbestätigung Ihres Antrages und können den Bearbeitungsstand verfolgen.
- Durch den Wegfall des postalischen Versandes entfallen die Portokosten.
Die bei der Stadt Regensburg verwendete „Beihilfe-Service App“ kann in den bekannten App-Stores (Apple Store für iOS sowie im Google Play Store für Android) heruntergeladen werden (Suchwort „Beihilfe Service“).
Zur erstmaligen Registrierung und Anmeldung benötigen Sie eine Email-Adresse, einen Authentifizierungscode (beginnend mit „A“ und 8 Ziffern) sowie Ihre Beihilfenummer. Den Code finden Sie stets im Verwendungszweck von Beihilfeüberweisungen. Bitte beachten Sie, dass Sie zur Registrierung den aktuellsten Code verwenden müssen.
Wenn Sie seit dem 11. Mai 2021 einen Beihilfebescheid erhalten haben, können Sie diesen Code bereits dem zugehörigen Kontoauszug entnehmen. Sollten Sie noch keinen Authentifizierungscode erhalten haben, reichen Sie bitte einmalig noch einen Antrag in Papierform ein.
Die Beihilfenummer finden Sie ebenfalls im Verwendungszweck von Beihilfeüberweisungen sowie auf vorangegangenen Beihilfebescheiden auf der 1. Seite im Kopfbereich.
Mit der App können Sie Ihre Belege (z.B. Rechnungen, Rezepte, Verordnungen etc.) fotografieren und anschließend an die Beihilfestelle übertragen. Alternativ können Sie über den Button „Importieren“ die in der Galerie Ihres Handys gespeicherten Fotos der Belege in die App importieren.
Bitte scannen Sie jede einzelne Seite der Dokumente, die Sie einreichen wollen. Der Scan erfolgt automatisch, Sie brauchen den manuellen Auslöser der Kamera nicht zu betätigen. Wenn die Scanqualität nicht ausreicht, erfolgt ein entsprechender Hinweis. Um einer Einreichung weitere Belege oder auch Belegseiten hinzuzufügen, drücken Sie bitte den Button „Seite hinzufügen“.
Bitte übermitteln Sie pro Tag nur einen Beihilfeantrag per App, da andernfalls technische Probleme bei der Übertragung auftreten können.
Nein. Unterlagen wie Schriftverkehr, Vollmachten, Heil- und Kostenpläne, Widersprüche, Pflegeeinstufungen etc. senden Sie bitte wie bisher per Post an die Adresse
Stadt Regensburg, Beihilfestelle, Postfach 11 06 43, 93019 Regensburg
Sie haben natürlich auch weiterhin die Möglichkeit, Beihilfeanträge per Post einzureichen. Die Beihilfe-App stellt hier nur eine zusätzliche Möglichkeit dar. Eine parallele Einreichung der Belege, d.h. sowohl per App als auch zusätzlich per Post, ist jedoch nicht möglich.
Die App kann nur von Beihilfeberechtigten genutzt werden, die bereits in unserem Abrechnungssystem erfasst sind. Eine erstmalige Antragstellung per App ist daher nicht möglich.
Die App kann zudem nicht verwendet werden bei
- Änderungen in Ihren persönlichen Verhältnissen (z.B. Familienstand, Kinder, Adresse, Bankverbindung)
- Änderungen im Beschäftigungsverhältnis (z.B. Beurlaubung, Ruhestandsversetzung, Beschäftigungsende)
- Änderungen bei den Einkünften des Ehegatten (sofern Aufwendungen geltend gemacht werden)
- Änderungen bei Kindern in Studium oder Berufsausbildung
- Änderungen beim Krankenversicherungsschutz (auch bei berücksichtigungsfähigen Angehörigen)
- unfallbedingten Aufwendungen
- Aufwendungen, für die ein zusätzlicher Anspruch auf Kostenerstattung besteht oder ein Ausschluss von Versicherungsleistungen vorliegt
- Beantragung von Pflegeleistungen
In diesen Fällen ist weiterhin eine Antragstellung in Papierform per Hauptantrag (4-seitiges Antragsformular) zwingend erforderlich.
Sie wollen Ihren Beihilfeantrag weiterhin auf Papier stellen? Wissenswertes zur Antragstellung und -bearbeitung
Verwenden Sie bitte ausschließlich die aktuellen Antragsformulare. Auf diesen muss als Postempfänger die Adresse
„Stadt Regensburg, Beihilfestelle, 81534 München“ aufgedruckt sein.
Die aktuellen Antragsformulare finden Sie am rechten Rand unter "Anträge".
Das Formblatt „Zusammenstellung der Aufwendungen“ wird nicht mehr benötigt.
Bitte senden Sie Ihren Antrag an die auf dem Beihilfeantrag angegebene Adresse
„Stadt Regensburg, Beihilfestelle, 81534 München“.
Gerne können Sie Ihre Anträge auch an die städtische Hauspost übergeben, oder diese in den Briefkasten der Beihilfestelle einwerfen. Die Anträge werden dann mittels Sammelpost nach München zur Verscannung weitergeleitet.
Bitte beachten Sie, dass durch diese interne postalische Weiterleitung jedoch eine zeitliche Verzögerung entsteht.
Maßgeblich für die Einhaltung der beihilferechtlichen Ausschlussfrist (ab 01.01.2020 drei Jahre) ist der Eingang des Beihilfeantrages bei der Scan-Stelle in München, da eine Erfassung des Eingangsdatums im Abrechnungssystem nur dort technisch möglich ist.
Der Antrag auf Beihilfe ist immer nach bestem Wissen vollständig und mit aktuellen Daten auszufüllen. Dies ist immer erforderlich, da ein maschineller Abgleich mit anderen IT-Systemen des Personalamtes aus rechtlichen und technischen Gründen nicht möglich ist.
Achten Sie darauf, dass auch Ihre Beihilfe-Nummer (in der Regel siebenstellig) immer korrekt auf dem Antrag angegeben ist (Ausnahme: bei erstmaliger Antragstellung).
Die Beihilfenummer können Sie Ihrem Beihilfebescheid (im Kopfbereich auf Seite 1) oder auch dem Verwendungszweck einer früheren Beihilfeüberweisung entnehmen.
Ohne diese Angabe kann Ihr Antrag nicht korrekt zugeordnet bzw. bearbeitet werden.
Es ist zudem zwingend eine Unterschrift erforderlich, ein Antragsformular ohne Unterschrift entspricht nicht den gesetzlichen Bestimmungen und kann nicht bearbeitet werden.
Nicht richtig gestellte oder unvollständig ausgefüllte Beihilfeanträge können nicht bearbeitet werden. Diese werden, soweit möglich, an Sie zurückgeschickt, oder Ihr Antrag wird als „nicht bearbeitbar“ verbescheidet.
Nein. Sämtliche von Ihnen eingereichten Belege werden nach dem Einscannen datenschutzgerecht vernichtet und nicht mehr an Sie zurückgesandt.
Bitte reichen Sie die Belege nur in Kopie ein, und vermeiden Sie es, diese zusammenzuheften oder –tackern.
Verwenden Sie bitte keine Post-Its oder Klebezettel auf den Belegen. Die Kopien müssen vollständig und deutlich lesbar sein, bitte kopieren Sie jedoch nicht mehrere Belege (z.B. Rezepte) auf ein Blatt. Rezeptkopien können Sie sich in der Regel in der Apotheke aushändigen lassen.
Bitte prüfen Sie auch immer, ob alle notwendigen Unterlagen (z.B. Verordnungen, Laborrechnungen, Anlagen zu Rechnungen) Ihrem Antrag beiliegen.
Nein. Alle Unterlagen und Schriftstücke, die nicht unmittelbar mit dem konkreten Beihilfeantrag in Zusammenhang stehen (z.B. Heil- und Kostenpläne, Versicherungsnachweise, Pflegeeinstufungen, Widersprüche, sonstige Anfragen) senden Sie bitte gesondert per Post an folgende Adresse:
Stadt Regensburg, Beihilfestelle, Postfach 11 06 43, 93019 Regensburg
Nein. Sie müssen Ihren Antrag unterschrieben in Papierform einreichen. Eine Antragstellung per Fax oder E-Mail ist nicht möglich. Der Antrag gilt dann als nicht gestellt.
Es besteht jedoch die Möglichkeit, die Beihilfe-Service-App zu nutzen.