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Dienstanweisung für Statistik und Stadtforschung bei der Stadt Regensburg (StaDA) vom 20. Juli 1994

(geändert am 15. Juli 1998, geändert am 01.12.1999)

Vorbemerkung

1. Allgemeine Regelungen und Grundsätze

1.1 Rechtscharakter

1.2 Gegenstand

1.3 Hilfsfunktion von Statistik und Stadtforschung

1.4 Begriff der Statistik, der Stadtforschung und des Statistischen Informationssystems

1.5 Ziele

1.6 Funktion und Aufgaben der Statistikstelle

1.7 Mitwirkung bei Aufgaben anderer Dienststellen

1.8 Einrichtung der Statistikstelle

2. Gewinnung, Speicherung und Bereitstellung statistischer Daten

2.1 Statistische Daten und Datenquellen

2.2 Datenaufnahme

2.3 Speicherung statistischer Daten

2.4 Statistische Erhebungen

2.5 Gewinnung statistischer Daten aus automatisierten Verwaltungsdateien

2.6 Geschäftsstatistiken

2.7 Zentrale Dokumentation und Datenbereitstellung

2.8 Datenschutz

3. Ordnungs- und Bezugssysteme

3.1 Räumliche Bezugssysteme

3.2 Merkmalsbezogene Schlüsselsysteme

4. Statistische Methoden und Instrumente

5. Statistisches Informationssystem

6. Statistische Beobachtung und Berichterstattung

7. Veröffentlichungen

8 Inkrafttreten

Vorbemerkung

Das Bayerische Statistikgesetz (BayStatG) ist am 1.9.1990 in Kraft getreten. Es regelt erstmals landesgesetzlich die Möglichkeit von satzungsmäßig zu verfassenden "Statistikstellen" bei den Gemeinden, die in organisatorischer, personeller und räumlicher Hinsicht "abgeschottet" von anderen Dienststellen zu führen sind. Die Möglichkeit zur Einrichtung solcher Statistikstellen wird bei größeren Städten aber faktisch zur Pflicht, da eine Reihe von wichtigen Daten oder statistischen Erhebungen nur zu erhalten sind bzw. durchgeführt werden dürfen, wenn solche Statistikstellen vorhanden sind:

  • So dürfen bestimmte planungsrelevante Daten aus der Volkszählung nur an die Gemeinden übermittelt werden, wenn solche Statistikstellen vorhanden sind (Art. 1 des Gesetzes zur Ausführung des Volkszählungsgesetzes - AGVZG 1987).
  • Weiterhin dürfen bestimmte Statistiken künftig überhaupt nur noch durchgeführt werden, wenn sie - gemäß Art. 23 BayStatG - durch eine zusätzliche bzw. besondere kommunale Satzung angeordnet werden; in solchen Fällen ist diese Statistik dann aber - gemäß Art. 24 BayStatG - zwingend von der Statistikstelle durchzuführen.

Gerade die letztgenannte Regelung wird dazu führen, daß viele statistische Aktivitäten einzelner Fachämter (z. B. Umfragen mit Einzelangaben i. S. des Art. 2 Abs. 5 BayStatG, auch wenn die Angaben freiwillig sind) künftig von der Statistikstelle übernommen werden müssen oder zumindest in enger Abstimmung mit ihr vorbereitet werden sollten.

Die wesentlichen Aufgaben und organisatorischen Regelungen zur "Statistikstelle" sind in der "Statistikstellen-Satzung" (StatS) enthalten. Die vorliegende "Statistik-Dienstanweisung" (StaDA) präzisiert diese Regelungen und gibt zusätzliche Regeln für die Beachtung spezieller Rechtsvorschriften, die Zusammenarbeit und gegenseitige Abstimmung und Mitwirkung der betroffenen Dienststellen zur Hand.

Die Praxis der vergangenen Monate hat gezeigt, daß vielen Dienststellen das Verhältnis der sehr speziellen statistischen Verarbeitungs- und Geheimhaltungsvorschriften (BayStatG) zu den allgemeinen datenschutzrechtlichen Vorschriften - Bayer. Datenschutzgesetz (BayDSG) - weitgehend unbekannt bzw. unklar war und ist. Von daher besteht - sowohl zur Vermeidung von Verstößen gegen diese Vorschriften als auch für die Gestaltung einer effektiven und wirtschaftlichen statistischen Alltags- und Grundlagenarbeit - ein Bedürfnis zu einer allgemeinverbindlichen Regelung dieses Problemkreises.

1. Allgemeine Regelungen und Grundsätze

1.1 Rechtscharakter

Die Dienstanweisung für Statistik und Stadtforschung bei der Stadt Regensburg (StaDA) ist eine innerdienstliche Vorschrift und eine besondere Geschäftsanweisung im Sinne von Abschnitt 1.6 der Allgemeinen Geschäftsanweisung der Stadt Regensburg (AGA). Sie dient auch der verwaltungsinternen Umsetzung der "Statistikstellen-Satzung (StatS)" der Stadt Regensburg vom 25.3.1993, des Bayerischen Statistikgesetzes (BayStatG) vom 10.8.1990, des Bayerischen Datenschutzgesetzes (BayDSG) vom 28.4.1978 in der Fassung vom 23.7.1993 sowie des Gesetzes zur Ausführung des Volkszählungsgesetzes (AGVZG) vom 5.3.1987.

1.2 Gegenstand

Die StaDA regelt die Zusammenarbeit auf dem Gebiet der Statistik und Stadtforschung, sowie den Aufbau und die Betreuung des Statistischen Informationssystems für die Stadtverwaltung. Die StaDA beschreibt Arbeitsweisen der "Statistikstelle" als querschnittsorientierte Fachdienststelle sowie die Zuarbeit von bzw. zu anderen Fachdienststellen.

1.3 Hilfsfunktion von Statistik und Stadtforschung

Statistik und Stadtforschung sind Hilfsfunktionen der Verwaltung, deren Ergebnisse allen Dienststellen bei der Erfüllung ihrer Aufgaben zur Verfügung stehen bzw. deren sich alle Dienststellen in bestimmten Fällen zu bedienen haben.

1.4 Begriff der Statistik, der Stadtforschung und des Statistischen Informationssystems

1.4.1 Der Begriff "Statistik" ist gesetzlich nicht definiert. Statistik im materiellen Sinn bezeichnet die geordnete Information in Form empirisch fundierter Zahlen. Statistik im instrumentellen Sinn sind die Verfahren und Methoden, nach denen empirisch fundierte Zahlen gewonnen, aufbereitet, dargestellt, analysiert und zu Schlußfolgerungen (z. B. in Prognose- und anderen Modellrechnungen) verarbeitet wer-den.

1.4.2 Die Durchführung von Statistiken (Erhebung, Speicherung, Aggregierung, Aufbereitung und Interpretation von Massendaten) ist kein Selbstzweck, sondern dient der Erfüllung anderer Aufgaben (z. B. Bereitstellung von Planungsgrundlagen etc.).

1.4.3 Unter Stadtforschung wird hier die problembezogene Untersuchung der Stadt und ihrer Lebensbereiche verstanden. Mit Hilfe der Statistik und mit Methoden der empirischen Wissenschaften werden fundierte Informationen über Strukturen und Entwicklungen sowie deren räumliche Bezüge und Wirkungszusammenhänge für Planungs- und Entscheidungsgrundlagen gewonnen. Sie dient dem wirksameren Einsatz der kommunalen Steuerungsinstrumente und der Abschätzung von Auswirkungen alternativer Planungsentscheidungen mit Hilfe von Prognose- und anderen Modellrechnungen.

1.4.4 Das Statistische Informationssystem (s. a. Abschnitt 5) umfaßt die Gesamtheit der im Hinblick auf statistische Auswertungen gespeicherten und bereitgestellten

  • statistischen Daten,
  • inhaltlichen und räumlichen Identifikations- und Gliederungssysteme,
  • Verarbeitungs-, Analyse-, Prognose- und Darstellungsinstrumente (Methoden und Programme) einschließlich der zu seinem Aufbau, seiner Verwaltung und Nutzung notwendigen Regelungen.

1.5 Ziele

1.5.1 Statistik und Stadtforschung sind auf die Bedürfnisse einer effektiven Verwaltungsführung und der kommunalen Planung auszurichten. Der Informationsbedarf der Öffentlichkeit ist, soweit möglich und vertretbar, zu berücksichtigen.

1.5.2 Statistik und Stadtforschung sind nach Inhalt und Organisation so zu gestalten, daß für die Erfüllung der Aufgaben der Stadt Regensburg zuverlässige, vergleichbare und aktuelle statistische Informationen rasch und mit geringstmöglichen Kosten zur Verfügung gestellt werden können. Die durch ADV-Einsatz gegebenen Datenspeicherungs-, Zugriffs-, Verknüpfungs- und Auswertungsmöglichkeiten sind zu nutzen. Die Erfordernisse des Datenschutzes und der statistischen Geheimhaltung sind zu beachten.

1.6 Funktion und Aufgaben der Statistikstelle

1.6.1 Die Abteilung Statistik im Amt für Stadtentwicklung ist Fachdienststelle für Statistik (vgl. § 2 StatS).

1.6.2 Die Aufgaben der Statistikstelle bestimmen sich nach § 3 der StatS.

1.6.3 Die Statistikstelle leistet Unterstützung bei der wissenschaftlich fachgerechten Verwendung, Anwendung und Interpretation von statistischen Daten, Methoden und Instrumenten in der gesamten Verwaltung (siehe auch Abschnitte 1.7 und 4).

1.6.4 Die Arbeitsprioritäten der Statistikstelle ergeben sich durch die Koordination der die Mit- oder Zuarbeit in Anspruch nehmenden jeweiligen Fachämter und der Statistikstelle.

1.6.5 Zentrale Aufgaben der Stadtforschung (Struktur- und Entwicklungsanalysen, Prognose- und sonstige statistische Modellrechnungen) von allgemeiner Bedeutung nimmt die Statistikstelle im Rahmen ihrer Kapazität in eigener Verantwortung wahr. Hierzu gehört auch, soweit standardisierte Auswertungsprogramme nicht ausreichen, die eigene Entwicklung und Programmierung von besonderen Auswertungs- und Verarbeitungsprogrammen.

1.7 Mitwirkung bei Aufgaben anderer Dienststellen

1.7.1 Beim Einsatz statistischer Daten und Instrumente zu fachbezogener Stadtforschung und planerischen Untersuchungen wirkt die Statistikstelle auf Anforderung anderer Fachdienststellen beratend mit bzw. ist von diesen zu beteiligen (siehe auch Abschnitte 1.6.4 und 1.6.5).

1.7.2 Die Dienststellen können die Statistikstelle mit der Durchführung von statistischen Analysen beauftragen. Die Arbeitsprioritäten sind fachbereichsübergreifend abzustimmen

1.7.3 Bei Gutachten und Forschungsaufträgen anderer Dienststellen als der Statistikstelle, die umfangreiche Datenanforderungen bzw. besondere statistische Erhebungen erfordern, ist eine gutachtliche Stellungnahme der Statistikstelle zur Datenbeschaffung einzuholen. Die Beteiligung der Statistikstelle hat so rechtzeitig zu erfolgen, daß eine Einflußnahme auf die Fragestellung, Methodik und Auswertung der Untersuchung noch möglich ist. Insbesondere ist dabei zu prüfen, ob die geplanten statistischen Arbeiten nicht einer Anordnungspflicht nach Art. 23 BayStatG unterliegen und die Statistik somit nur von der Statistikstelle durchgeführt werden darf (Art. 24 BayStatG).

1.7.4 Weitere Mitwirkungsrechte und -pflichten ergeben sich im Einzelfall aus den Abschnitten 2, 3, 4, 7 und 8.

1.8 Einrichtung der Statistikstelle

Die Aufgaben der Kommunalstatistik sind der Abteilung Statistik (Statistikstelle) im Amt für Vermessung und Statistik übertragen (§ 2 StatS).

1.8.1 Räume der Statistik

1.8.1.1 Die Statistikstelle ist in den Räumen 347 bis 349, 352 und 362 bis 366 des Verwaltungsgebäudes Minoritenweg 8 und 10, 93047 Regensburg, untergebracht. Der Archivraum 346 wird von der Statistikstelle mitbenutzt, es werden aber dort keine personenbezogenen Daten aufbewahrt.

1.8.1.2 Die Türen der Statistikstelle erhalten ein separates Schließsystem. Die Ausgabe von Schlüsseln für die Statistikstelle wird in einem Schlüsselnachweisheft aufgezeichnet. Ausserhalb der Dienststunden sind alle Türen und Fenster von den Mitarbeitern zu verschließen. Auf die Vorschriften der AGA Abschnitt 6.14 wird besonders hingewiesen; deren Einhaltung ist von der Leitung der Statistikstelle zu kontrollieren. Hausmeister und Feuerwehr erhalten jeweils einen Schlüssel in versiegeltem Umschlag. Diese Schlüssel dürfen nur im Brand- oder sonstigen Notfall verwendet werden. Darüber ist unverzüglich die Leitung oder deren Stellvertretung zu unterrichten. In unregelmäßigen Abständen ist zu überprüfen, ob die Siegel unversehrt sind.

1.8.1.3 Besucher der Statistikstelle dürfen sich nur mit einem/r Mitarbeiter/in der Abteilung Statistik in dessen/deren Zimmer aufhalten.

1.8.1.4 Reinigungs- und Wartungsarbeiten dürfen nur während der Dienststunden und unter Aufsicht durchgeführt werden.

1.8.1.5 Auszubildenden und Praktikanten/innen ist der Zugang zu Einzeldaten zu versagen, es sei denn, sie werden von der Statistikstelle zur Geheimhaltung verpflichtet (§ 7 Abs. 3 Ziffer 4 StatS).

1.8.2 Geschäftsgang

1.8.2.1 Posteingänge für die Statistikstelle sind dieser ungeöffnet zuzuleiten.

1.8.2.2 Schriftstücke der Statistikstelle, die sich auf Einzeldaten beziehen und deshalb der statistischen Geheimhaltung unterliegen, sind ausschließlich durch Beschäftigte der Statistikstelle anzufertigen.

2. Gewinnung, Speicherung und Bereitstellung statistischer Daten

2.1 Statistische Daten und Datenquellen

2.1.1 Statistische Daten sind Daten, die der statistischen, d. h. nicht auf den Individualfall bezogenen Auswertung dienen.

2.1.2 Daten zur statistischen Auswertung können gewonnen werden aus

  • der laufenden Verwaltungstätigkeit aller Dienststellen der Stadt Regensburg,
  • statistischen Erhebungen im Rahmen der gesetzlich angeordneten Statistik (Auftragsstatistik), soweit nicht andere Rechtsvorschriften (z. B. Art. 21 Abs. 4 BayStatG) dem entgegenstehen,
  • eigenen bzw. im Auftrag der Stadt durchgeführten statistischen Erhebungen, Gutachten etc.,
  • fremden statistischen Erhebungen.

2.1.3 Die in der Verwaltung vorhandenen Datenquellen sind möglichst so zu gestalten, daß den Erfordernissen statistischer Auswertung Rechnung getragen wird.

2.2 Datenaufnahme

Statistische Daten sind innerhalb der Verwaltung grundsätzlich dort aufzunehmen, wo sie originär anfallen und wo die Verantwortung für ihre inhaltliche Richtigkeit, Vollständigkeit und Vollzähligkeit liegt. Das Erfassungskonzept und Veränderungen desselben sind im Interesse der statistischen Auswertbarkeit mit der Statistikstelle abzustimmen.

2.3 Speicherung statistischer Daten

Die wichtigsten für die kommunale Planung und Entscheidungsvorbereitung erforderlichen statistischen Daten aus der Verwaltungtätigkeit und statistischen Erhebungen sind, gegebenenfalls auszugsweise und soweit gesetzlich zulässig, als Individualdaten in einheitlicher und vergleichbarer Form im Statistischen Informationssystem zu speichern. Bei der Speicherung sind die Vorschriften des Art. 25 i. V. m. Art. 15 BayStatG (Erhebungs- und Hilfsmerkmale) zu beachten.

2.4 Statistische Erhebungen

2.4.1 Statistische Erhebungen sind Datenermittlungen zur statistischen, d. h. nicht auf den Individualfall bezogenen Auswertung. Hierzu gehören insbesondere Erhebungen im Rahmen der Auftragsstatistik einschließlich der Großzählungen sowie eigene statistische Erhebungen der Stadt (z. B. Bevölkerungsumfragen, durch Satzung anordnungspflichtige Statistiken i. S. des Art. 23 Abs. 1 BayStatG).

2.4.2 Eigene statistische Erhebungen sollen nur durchgeführt werden, wenn die vorhandenen Datenquellen ausgeschöpft sind. Bei zusätzlichem Informationsbedarf arbeitet die Statistikstelle im Benehmen mit der anfragenden Dienststelle ein Erhebungs- und Auswertungskonzept aus.

2.4.3 Die im Rahmen der Verwaltungstätigkeiten erhobenen Daten sind der Statistikstelle auf Anforderung zur Verfügung zu stellen.

2.4.4 Können benötigte statistische Daten nicht im Rahmen der Verwaltungstätigkeit der Dienststellen gewonnen werden, so führt grundsätzlich die Statistikstelle die statistischen Erhebungen durch, soweit nicht im Einvernehmen mit der Statistikstelle eine abweichende Regelung getroffen wird.

2.5 Gewinnung statistischer Daten aus automatisierten Verwaltungsdateien

2.5.1 Für statistische Auswertungen von automatisierten Verwaltungsdateien ist die Statistikstelle zuständig, soweit diese Auswertungen nicht im Rahmen des automatisierten Verwaltungsvollzuges anfallen oder es sich um Geschäftsstatistiken (vgl. Abschnitt 2.6) handelt. Diese Auswertungen bedürfen der Zustimmung des Fachamtes, das die Daten verwaltet. Gleiches gilt für die Übernahme von Dateiauszügen in das Statistische Informationssystem.

2.5.2 Datensammlungen und deren Änderungen aus Fachdienststellen sind der Statistikstelle auf Anforderung für statistische Auswertungen bzw. zur (auszugsweisen) Übernahme in das Statistische Informationssystem zur Verfügung zu stellen, soweit dem keine Rechtsvorschriften entgegenstehen (vgl. auch Abschnitt 2.3). Bei Daten, die dem Datenschutz oder der statistischen Geheimhaltung unterliegen, sind hierbei die Regelungen in Abschnitt 2.8 zu beachten.

2.5.3 Im Benehmen mit der Statistikstelle sind die statistisch relevanten Merkmale in den automatisierten Verwaltungsdateien zu verschlüsseln (vgl. auch Abschnitt 3.2). Beim erstmaligen Aufbau solcher Dateien und bei geplanten Veränderungen ist die Statistikstelle rechtzeitig zu beteiligen.

2.6 Geschäftsstatistiken

2.6.1 Geschäftsstatistiken sind Statistiken, die aus den Quellen und für die Zwecke der Verwaltungstätigkeit einer anderen Fachdienststelle als der Statistikstelle geführt werden oder die über Art und Umfang der Verwaltungstätigkeit selbst Aufschluß geben (vgl. auch Art. 2 Abs. 3 BayStatG). Sie obliegen der jeweiligen Fachdienststelle.

2.6.2 Geschäftsstatistiken von allgemeiner Bedeutung sind unter Beteiligung der Statistikstelle und der Abt. 10.4 auf den Informationsbedarf der Verwaltung und der Öffentlichkeit abzustimmen.

2.6.3 Die Durchführung von Geschäftsstatistiken kann gemäß Art. 24 des Bayerischen Statistikgesetzes (BayStatG) und der Statistikstellen-Satzung (StatS) der Stadt Regensburg auf die Statistikstelle übertragen werden. Die Übertragung der Aufgaben darf nur im Einvernehmen zwischen der Statistikstelle und der betroffenen Fachdienststelle erfolgen.

2.6.4 Geschäftsstatistiken dürfen nur auf der Grundlage von Daten erstellt werden, die beim Vollzug anderer Aufgaben, die nicht die Durchführung von Statistiken betreffen, rechtmäßig erhoben werden oder anfallen und für die Durchführung dieser Aufgaben notwendig sind. Sollen darüber hinaus weitere Daten erhoben werden (z. B. über Antragsformulare), die nicht zur Durchführung dieser nichtstatistischen Aufgaben notwendig sind, um daraus oder in Verbindung mit anderen Daten neue interne Statistiken zu entwickeln, so unterliegt diese Datenerhebung und deren statistische Verwendung den allgemeinen Vorschriften und Verfahrensschritten des Bayerischen Statistikgesetzes. Dies gilt auch, wenn die Daten auf freiwilligen Angaben oder allgemein zugänglichen Quel-len beruhen, ob sie Einzelangaben (i. S. des Art. 2 Abs. 5 des BayStatG) enthalten oder nicht und unabhängig von der Rechtsgrund-lage ihrer Übermittlung. Dabei ist zu prüfen, ob die Statistik nach Art. 23 BayStatG erst durch Satzung anzuordnen oder sogar unzulässig ist (Art. 26 BayStatG).

2.6.5 Geschäftsstatistiken unterliegen den allgemeinen datenschutzrechtlichen Bestimmungen (gemäß Art. 3 Satz 2 BayStatG).

2.7 Zentrale Dokumentation und Datenbereitstellung

2.7.1 Die Statistikstelle hat die Aufgabe, in der Verwaltung benötigte statistische Daten zentral bereitzustellen bzw. zu beschaffen. Ebenso ist die Statistikstelle für statistische Auskünfte an Dritte zuständig. Dabei ist Abschnitt 2.8.3 zu beachten.

2.7.2 Die Statistikstelle unterhält hierzu

  • ein ADV-unterstütztes Statistisches Informationssystem,
  • eine Dokumentation der eigenen Ergebnisdaten, der statistischen Ergebnisdaten der anderen Dienststellen sowie der Veröffentlichungen der amtlichen Statistik anderer Städte und Institutionen.

2.7.3 Die Dienststellen überlassen der Statistikstelle unaufgefordert die Ergebnisse eigener bzw. in ihrem Auftrag durchgeführter statistischer Arbeiten (Auftragsstatistiken) - auch Geschäftsstatistiken - zur Auswertung und Eingliederung in die zentrale Dokumentation. Von ihren Veröffentlichungen übermitteln sie hierzu zwei Belegexemplare an die Statistikstelle.

2.8 Datenschutz

2.8.1 Aufgaben der Statistikstelle bei der Beschaffung und Speicherung von Daten

2.8.1.1 Sollen Daten, die dem Datenschutz oder der statistischen Geheimhaltung unterliegen (schutzbedürftige Daten) erhoben, gespeichert, ausgewertet oder von anderen Stellen angefordert werden, prüft zunächst die Statistikstelle, inwieweit diese zur Erfüllung der Aufgaben der Statistikstelle im einzelnen erforderlich und geeignet sind. Bei der Datenanforderung unterrichtet die Statistikstelle die abgebende Stelle von dem Verarbeitungszweck und der beabsichtigten Speicherdauer, insbesondere darüber, ob sie für eine sachlich und zeitlich begrenzte Aufgabe oder zur Aufnahme in das Statistische Informationssystem auf Dauer bestimmt sind (Abschnitt 2.3 ist zu beachten).

2.8.1.2 Daten, die nur für sachlich und zeitlich begrenzte Aufgaben benötigt werden, sind in temporären Dateien zu speichern und, wenn sie nicht mehr benötigt werden, sicher zu löschen. Überschreitet die Speicherungsdauer temporärer Daten die angegebene Frist oder sollen die Daten zu anderen als in der ursprünglichen Anforderung genannten Zwekken verarbeitet werden, so ist die abgebende Stelle erneut unter Angabe des neuen Verwendungszwecks um Prüfung zu bitten.

2.8.1.3 Der erstmalige Einsatz von automatisierten Verfahren, mit denen personenbezogene Daten verarbeitet werden, bedarf hinsichtlich der Datenarten und der regelmäßigen Datenübermittlung der schriftlichen Freigabe durch die oberste Dienstbehörde oder die von ihr ermächtigte Behörde (Art. 26 Abs. 1 BayDSG).

Näheres regelt Abschnitt 3.5 der TUIVDA.

2.8.2 Aufgaben der übermittelnden Stelle

2.8.2.1 Bei der Übermittlung schutzbedürftiger Daten an die Statistikstelle prüft die übermittelnde Stelle die generelle Eignung der Daten und der einzelnen Merkmale für die Erfüllung der in der Anforderung genannten Aufgaben und ob Rechtsvorschriften der Übermittlung an die Statistikstelle entgegenstehen.

2.8.2.2 Sollen die angeforderten schutzbedürftigen Daten als Einzeldaten im Statistischen Informationssystem gespeichert werden, so ist bei der Prüfung die damit verbundene Bereitstellung für eine Vielzahl von Auswertungs-zwecken besonders zu berücksichtigen. Dabei ist ein engerer Prüfungsmaßstab anzulegen, als wenn die Daten nur für einen konkreten Auswertungszweck übermittelt werden (Abschnitt 2.3 ist zu beachten).

2.8.3 Schutz der bei der Statistikstelle gespeicherten Daten

2.8.3.1 Bei der Statistikstelle gespeicherte statistische Einzeldaten, die dem Datenschutz oder der statistischen Geheimhaltung unterliegen, dürfen nur zur statistischen Information verwendet werden, es sei denn, durch Gesetz ist eine andere Nutzung ausdrücklich zugelassen oder der Betroffene hat dieser anderen Nutzung schriftlich zugestimmt.

2.8.3.2 Die genannten Daten dürfen anderen Stellen innerhalb und außerhalb der Verwaltung nur übermittelt werden, wenn dies gesetzlich zugelassen ist (vgl. Art. 18 und 19 BayDSG) oder der Betroffene zugestimmt hat (Art. 17 Abs. 2 Ziff. 2 BayDSG) und wenn die Übermittlung zur statistischen Information erforderlich ist. Eine Übermittlung von Einzeldaten durch die Statistikstelle ist insbesondere dann nicht erforderlich, wenn die statistische Information in Form aggregierter Daten bereitgestellt werden kann.

2.8.3.3 Für die automatisierte Verarbeitung geschützter Daten der Kommunalstatistik der Stadt Regensburg gelten folgende Grundsätze:

a) Der Zugriff auf geschützte Daten und Programme ist durch ein Paßwortsystem zu schützen. Die Paßworte dürfen ausschließlich besonders autorisierten Dienstkräften der Statistikstelle bekanntgegeben werden. Die zu vergebenden Paßwörter müssen eine Mindestlänge von fünf Zeichen haben, worunter sich mindestens ein Sonderzeichen befinden muß. Sie müssen alle 30 Tage geändert werden.

b) Alle Datenträger mit geschützten Daten sind eindeutig zu kennzeichnen, zu katalogisieren und unter gesondertem Verschluß zu verwahren.

c) Programme, die den Zugang zu geschützten Daten eröffnen sowie deren Benutzung sind zu schützen.

d) Jede Verarbeitung geschützter Daten ist unter genauer Angabe der verwendeten Daten und Programme zu dokumentieren. Dies gilt auch, wenn die Statistikstelle Daten anderer Stellen in deren Auftrag verarbeitet. Die Dokumentation ist fünf Jahre aufzubewahren.

e) Datenträger mit geschützten Daten sind nur unter Aufsicht der Statistikstelle in geschlossenen Fahrzeugen oder durch Boten in geschlossenen Transportbehältern zu befördern. Die Übergabe von geschützten Daten an autorisierte Dritte ist zu dokumentieren.

Zum Vollzug der unter § 7 StatS getroffenen Anordnungen wird von der Leitung bestimmt, daß ein Nachweissystem geführt wird, in dem jeder Mitarbeiter bei der Verarbeitung schützenswerter Daten dies durch sein Namenszeichen bestätigt. Die Leitung hat das Nachweissystem zu überprüfen. Jede/r Mitarbeiter /in der Statistikstelle erhält jeweils ein Exemplar der Dienstanweisung und der Statistiksatzung, deren Erhalt er/sie durch Unterschrift zu bestätigen hat.

2.8.4 Aufgaben der Statistikstelle bei der Datenübermittlung

Die Statistikstelle prüft bei jeder Auswertung schutzbedürftiger Daten die Sachbezogenheit der verwendeten Merkmale und bei Übermittlung statistischer Auswertungen, die Einzeldaten (Gruppen mit 1 oder 2 Fällen) enthalten, sowie von Einzeldaten zur statistischen Auswertung durch die empfangende Stelle, ob diese Übermittlung erforderlich und in der beabsichtigten Form zulässig ist. Das Prüfungsergebnis wird von der Statistikstelle dokumentiert.

2.8.5 Direkter (on-line) Zugriff anderer Stellen auf Daten der Statistikstelle

Ein direkter Zugriff anderer Stellen auf die Daten der Statistikstelle, die dem Datenschutz oder der statistischen Geheimhaltung unterliegen, ist nur unter der Beachtung von Abschnitt 2.8.3.2 zulässig und wenn darüber naus außerdem durch besondere Sicherungsmaßnahmen die gespeicherten Daten vor unberechtigtem Zugriff geschützt sind.

2.8.6 Austausch von ADV-Geräten und Speichermedien

Beim Austausch von Datenverarbeitungsgeräten (PC, Laptop etc.) und Speichermedien (Disketten, Festplatten) mit anderen Dienststellen oder Dritten (Wartungsarbeiten, Entsorgung etc.) haben sowohl die Statistikstelle als auch die andere Fachdienststelle zu prüfen, daß keine schützenswerten Daten unberechtigterweise zwischen den Dienststellen oder Dritten ausgetauscht werden. Gespeicherte Daten, die von einer Übermittlung ausgeschlossen sein sollen, müssen zuvor von der die Speichermedien abgebenden Dienststelle physisch auf den bzw. in den Speichermedien gelöscht werden (d. h. eine nur softwaremäßige "Löschung" von Daten, die mittels spezieller Werkzeugprogramme wieder reaktiviert werden können, reicht nicht aus).

2.8.7 Gemeinsame Benutzung von ADV-Anlagen

Gleiches wie unter Abschnitt 2.8.6 gilt sinngemäß auch im Falle einer Mitbenutzung von Datenverarbeitungsanlagen durch die Statistikstelle (wenn z. B. für thematische Sonderkartierungen auf das interaktive graphische System in der Abteilung Vermessung im Amt 66 zurückgegriffen wird). In solchen Fällen sind im Bedarfsfall von der Statistikstelle auch weitergehende organisatorische Regelungen zu veranlassen, damit dem Gebot der organisatorischen, räumlichen und personellen Abschottung der Statistikstelle Rechnung getragen werden kann.

2.8.8 Geltung weiterer Vorschriften

Die Allgemeine Geschäftsanweisung (AGA) gilt auch innerhalb der abgeschotteten Statistikstelle und für das Verhältnis zum übergeordneten Amt und Referat sowie zu allen anderen Dienststellen der Stadtverwaltung. Im Hinblick auf die Erfordernisse der räumlichen Abschottung der Statistikstelle wird insbesondere auf Abschnitte 2.5.5 und 6.14 der AGA verwiesen.

Besondere Dienstanweisungen im Sinne von Abschnitt 1.6 der AGA, die im Zusammenhang mit der StaDA in ihrer jeweiligen Fassung von besonderer Bedeutung sind:

  • Nr. 16.7: Umweltschutz, Datenschutz; Dienstanweisung zur Abfallvermeidung und Abfalltrennung sowie zur datenschutzgerechten Entsorgung von Papier-schriftgut und anderen Datenträgern innerhalb der Stadtverwaltung Regensburg,
  • Nr. 16.8: Dienstanweisung für die Benut-zung von Auskunftssystemen der elektro-nischen Datenverarbeitung,
  • Nr. 16.9: Dienstanweisung für die technikunterstützte Informationsverarbeitung (TUIVDA) bei der Stadt Regensburg,
  • Nr. 20.7: Investitionsplanung

3. Ordnungs- und Bezugssysteme

3.1 Räumliche Bezugssysteme

3.1.1 Voraussetzung für eine flexible räumliche Zuordnung von Daten für Planungs- und Verwaltungszwecke ist das allgemeine räumliche Bezugssystem der innergebietlichen Gliederung des Stadtgebietes. Fachbezogene räumliche Bezugssysteme bauen grundsätzlich auf diesem auf.

3.1.2 Die Statistikstelle führt das allgemeine räumliche Bezugssystem im Rahmen des Statistischen Informationssystems, vergibt die zugehörigen Schlüsselnummern und veröffentlicht regelmäßig das Zuordnungsverzeichnis für Straßen und Hausnummern. Es unter-stützt die Dienststellen beim Aufbau und der Fortführung der fachbezogenen Zuordnungsverzeichnisse.

3.1.3 Im Interesse eindeutiger, vollständiger und einheitlicher Straßen- und Hausnummernbezeichnungen in allen Datensammlungen erstellt die Statistikstelle für die Dienststellen einen regelmäßigen Veränderungsnachweis von Straßen und Hausnummern und darauf aufbauenden Schlüsselverzeichnissen und unterstützt sie beim Änderungsdienst in den automatisierten Verwaltungsdateien.

3.2 Merkmalsbezogene Schlüsselsysteme

Um eindeutige und vergleichbare Begriffsbestimmungen und Klassifizierungen bei allen Datensammlungen zu schaffen, wirkt die Statistikstelle bei der Entwicklung und Anpassung von Schlüsselsystemen in der Verwaltung mit und berät die Dienststellen bei der Anwendung. Umgekehrt haben alle Fachdienststellen bei der Fortschreibung und Neuentwicklung von internen Schlüsselsystemen sich mit der Statistikstelle um eine Harmonisierung der Systeme zu bemühen, damit im Bedarfsfall (vgl. Abschnitt 2.1.2) eine tatsächliche und wirtschaftliche Nutzung von Daten durch die Statistikstelle möglich ist.

4. Statistische Methoden und Instrumente

4.1 Entwicklung, Programmierung und Einsatz von ADV-Programmen für statistische Aufbereitungen, Darstellungen, Analysen, Prognose und andere statistische Modellrechnungen, sowie der Einsatz besonderer statistischer Methoden und Instrumente (z. B. Umfragen) werden fachlich von der Statistikstelle betreut bzw. von ihr selbst vorgenommen, soweit nicht im Rahmen der Zuständigkeitsregelungen des Verwaltungsgliederungsplanes oder anderer Verwaltungsanordnungen andere Dienststellen zuständig sind. Die Statistikstelle wirkt auf gegenseitige Ergänzung und Verknüpfbarkeit der Programme im Statistischen Informationssystem hin.

4.2 Neuentwicklungen und Beschaffungen solcher Programme auf Initiative anderer Dienststellen sind bei gemeinsamer Nutzbarkeit von Daten und Programmen in das Statistische Informationssystem einzubeziehen.

5. Statistisches Informationssystem

5.1 Die gemäß Abschnitt 2 aus den verschiedenen Quellen gewonnenen statistischen Daten, die dazugehörenden Ordnungs- und Bezugssysteme gemäß Abschnitt 3 und die ADV-Programme zur statistischen Aufbereitung, Darstellung, Analyse und Prognose-/Modellrechnung gemäß Abschnitt 4 werden im Statistischen Informationssystem zusammengefaßt.

5.2 Die Statistikstelle führt einen Merkmalskatalog der gespeicherten statistischen Daten, die Verzeichnisse der Ordnungs- und Bezugssysteme und hält Benutzeranleitungen zu verfügbaren Programmen bereit.

6. Statistische Beobachtung und Berichterstattung

6.1 Die Statistikstelle hat die für die kommunale Planung und Entscheidungsvorbereitung wesentlichen Tatbestände statistisch zu beobachten und in vergleichbarer Form durch einen periodischen statistischen Mitteilungsdienst über die Ergebnisse zu berichten. Über wichtige Beobachtungen unterrichtet die Statistikstelle die zuständigen Fachdienststellen.

6.2 Bei Bedarf baut die Statistikstelle in Zusammenarbeit mit den Fachdienststellen problembezogene statistische Beobachtungssysteme auf.

6.3 Über die Ergebnisse von Bestandsaufnahmen (Großzählungen und Sondererhebungen) und Umfragen ist besonders zu berichten.

7. Veröffentlichungen

7.1 Statistische Informationen von allgemeinem Interesse sollen durch Veröffentlichung allgemein nutzbar gemacht werden.

7.2 Die Statistikstelle veröffentlicht zu diesem Zweck

  • statistische Monats- bzw. Vierteljahresberichte,
  • statistische Jahrbücher sowie 
  • Sonderveröffentlichungen zur Statistik und Stadtforschung, 
  • Sonderveröffentlichungen zu Wahlen, Großzählungen etc.

Die Aufgaben der Pressestelle bleiben davon unberührt.

7.3 Wichtige statistische Angaben in Veröffentlichungen und Pressemitteilungen anderer Dienststellen sind, abgesehen von Geschäftsstatistiken, mit der Statistikstelle abzustimmen.

7.4 Auf die Datenquelle und die für die jeweilige statistische Information verantwortliche Stelle ist in allen Veröffentlichungen der Stadtverwaltung sowie bei der Weitergabe von Daten an Dritte hinzuweisen.

8. Inkrafttreten

Diese Dienstanweisung tritt mit Wirkung vom 1.8.1994 in Kraft. Sie ist unter Nr. 66.2 in die Sammlung der Verwaltungsanordnungen aufzunehmen.