Die Bewilligung und Auszahlung von Zuwendungen an außerhalb der Stadtverwaltung stehende Personen oder Institutionen sowie der Nachweis und die Prüfung der Verwendung regeln sich nach folgenden allgemeinen Richtlinien. Spezialvorschriften für bestimmte Zuwendungsbereiche (z. B. Kulturförderungsrichtlinien, Sportförderungsrichtlinien, Wirtschaftsförderungsrichtlinien) bleiben zusätzlich gültig.
A. Allgemeines
1. Zuwendungen im Sinne dieser Richtlinien sind Haushaltsmittel der Stadt Regensburg, die außerhalb der Stadtverwaltung stehenden Personen oder Institutionen zur Erfüllung bestimmter Zwecke nach Maßgabe des Haushaltsplanes einmalig oder laufend zur Verfügung gestellt werden. Als Zuwendungen zählen auch Darlehen und alle sonstigen, unbedingt oder bedingt rückzahlbaren Leistungen. Die Richtlinien gelten auch bei Zuwendungen aus Sondervermögen (Stiftungsvermögen) und bei Zuwendungen in Form von Naturalleistungen (auch Arbeitsplanungen). Zuwendungen an Gebietskörperschaften werden nicht gewährt.
2. Nach der Art der Zuwendungen ist zu unterscheiden zwischen
- laufenden Zuwendungen, die einer Person oder einer Institution wiederkehrend in der Regel jährlich gewährt werden (laufende institutionelle Zuwendung) und
- einmalige Zuwendung, die einer Person oder Institution bezogen auf ein Projekt (einmalige projektbezogene Zuwendung oder bezogen auf eine Einrichtung selbst (einmalige institutionelle Zuwendung) gewährt wird.
3. Unter haushaltsrechtlichen Gesichtspunkten ist zu unterscheiden zwischen Zuwendungen aus Mitteln des Verwaltungshaushaltes und des Vermögenshaushaltes (Investitionsförderungsmaßnahme). Die Zuordnung richtet sich nach den haushaltsrechtlichen Vorschriften. Bei gewährten Zuwendungen zu Investitionsmaßnahmen ist für die Zukunft ausgeschlossen, dass bei der Gewährung weiterer laufender institutioneller Zuwendungen Absetzungen für Abnutzungen bei der Berechnung der Zuwendungshöhe angesetzt werden können.
4. Zuwendungen dürfen grundsätzlich nur gewährt werden, wenn
- am Zuwendungszweck ein öffentliches Interesse besteht,
- die Gesamtfinanzierung im Rahmen der Grundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit gesichert ist,
- es sich um keinen Grunderwerb handelt (bei Gesamtmaßnahmen sind der Grunderwerb und die Erschließungskosten auszuklammern),
- die ordnungsgemäße Geschäftsführung des/der Zuwendungsempfängers(in) außer Zweifel steht und der Nachweis über die Mittelverwendung gesichert erscheint.
5. Die Höhe der Zuwendung beläuft sich bei
- Investitionsförderungsmaßnahmen (Vermögenshaushalt) bis maximal 20% der Investitionskosten ohne Grunderwerbs- und Erschließungskosten, wobei anstelle eines Zuschusses auch ein zinspflichtiges oder zinsfreies Darlehen treten kann und sich die Zinshöhe im Einzelfall nach den finanzwirtschaftlichen Verhältnissen des/der Zuwendungsempfängers(in) richtet.
- einmaligen projektbezogenen Zuwendungen grundsätzlich auf maximal 20% der projektbezogenen Kosten.
- einmaligen institutionellen Zuwendungen und laufenden institutionellen Zuwendungen nach den Entscheidungen der zuständigen Stadtratsgremien.
Bei allen Entscheidungen über die Höhe der Zuwendung ist die Finanzkraft des/der Zuwendungsempfängers(in) streng zu beachten. Dies gilt insbesondere bei Ausschöpfung der Höchstzuwendungen.
6. Alle Zuwendungen werden ihrer Art und Höhe nach nur entsprechend den zur Verüfung stehenden Haushaltsmitteln gewährt.
7. Wird eine Zuwendung zu den laufenden Betriebskosten gewährt, können bei getätigten Investitionen nur die Abschreibungssätze nach der "AfA Tabelle für die allgemein verwendbaren Anlagegüter" des Bundesministeriums der Finanzen als zuwendungsfähig anerkannt werden, nicht jedoch die Investitionsausgaben. Abweichungen der Abschreibungssätze von der AfA Tabelle bedürfen der gesonderten Begründung.
B. Antragstellung
1. Zuwendungen werden nur auf einen begründeten und mit den notwendigen Unterlagen versehenen schriftlichen Antrag hin gewährt.
2. Anträge sind an das Fachreferat einzureichen.
Die Anträge sind im laufenden Haushaltsjahr bis zum 30. April für das kommende Haushaltsjahr zu stellen, wenn sie Berücksichtigung finden sollen. Ausnahmen bei Einzelprojekten können zugelassen werden.
C. Bewilligung
1. Vor Bewilligung einer Zuwendung hat nach Vorprüfung durch das Fachreferat das Referat für Wirtschaft und Finanzen zu prüfen, ob alle Umstände dargelegt sind, die für eine Bewilligung der Zuwendung Bedeutung haben. Dabei ist auch festzustellen, ob und warum der/die Antragsteller(in) das Vorhaben nicht ganz mit eigenen Mitteln durchzuführen vermag. Die Prüfung hat sich vor allem auch darauf zu beziehen, ob der Aufwand (insbesondere bei Investitionsmaßnahmen) für die Erreichung des unter Umständen zeitlich begrenzten Zweckes nach Art und Maß erforderlich ist. Für die Prüfung in technischer Hinsicht bedienen sich die Referate der technischen Dienststelle der Stadt.
2. Über die Bewilligung der Anträge entscheidet der Stadtrat nach Vorberatung in den Fachausschüssen und im Verwaltungs- und Finanzausschuss auf Vortrag des Wirtschafts- und Finanzreferenten. Die Vorlagen für die Fachausschüsse werden von den Fachreferenten im Einvernehmen mit dem Referat für Wirtschaft und Finanzen gefertigt. Unbeschadet der Ziffer 3 und des Satzes 1 der Ziffer 2 entscheidet der Verwaltungs- und Finanzausschuss über die Bewilligung der Anträge bis zu einem Betrag in Höhe von 25.000,-- EUR im Rahmen der verfügbaren Haushaltsmittel.
3. In Fällen von geringerer Bedeutung kann der/die Oberbürgermeister(in) im Benehmen mit dem Wirtschafts- und Finanzreferenten im Rahmen der verfügbaren Haushaltsmittel entscheiden. Fälle von geringerer Bedeutung sind anzunehmen, wenn die Zuwendung nicht mehr als 1.500,-- EUR beträgt und es sich nicht um laufende institutionelle Zuwendungen handelt.
4. Über die Verteilung von Verfügungsfonds entscheidet das zuständige Fachreferat bzw. der jeweilige Fachausschuss. Die Betragsgrenzen werden bei den jeweiligen Verfügungsfonds ausgewiesen. Die Abwicklung der Zuwendungen aus den Verfügungsfonds wie Bewilligung, Auszahlung und Prüfung der Verwendungsnachweise obliegt ausschließlich dem Fachreferat.
D. Bewilligungsbedingungen
1. Die Zuwendungen sind so wirtschaftlich wie möglich zu verwenden. Sie dürfen grundsätzlich nicht zur Bildung von Rücklagen oder Rückstellungen benutzt werden. Ausnahmen bilden zweckgebundene Rücklagen oder Rückstellungen, die innerhalb von drei Jahren nach der Bildung für den beabsichtigten Zweck aufgelöst werden müssen.
Rücklagen sind in der Bilanz auszuweisen und dürfen jährlich zusammen nicht höher sein als 10 Prozent der Gesamtausgaben. Eine Überschreitung des Rücklagenbetrages und/oder eine Änderung des Auflösungszeitraumes bedarf der Zustimmung des Fachreferates
2. Die Zuwendungsmittel sind entsprechend der im Bewilligungsbescheid angegebenen Zweckbestimmung zu verwenden.
3. Werden die Zuwendungsmittel nicht oder nur teilweise für den bestimmungsgemäßen Zweck verwendet, werden die sonstigen Bedingungen nicht eingehalten, so sind die Mittel in voller Höhe zurückzuzahlen.
4. Der zurückzuzahlende Betrag ist mit Wirkung vom Tag der Auszahlung der Zuwendung mit 2% über dem jeweiligen Basiszinssatz nach § 247 BGB zu verzinsen. Maßgeblich ist der Zinssatz zum Zeitpunkt der Vorlage des Verwendungsnachweises. Überzahlte Zuwendungen des laufenden Jahres können mit Zuwendungen des laufenden Jahres verrechnet werden. Eine Verzinsung der überzahlten Beträge findet nicht statt, wenn der Zinsbetrag bei Anwendung des unter Satz 1 genannten Zinssatzes nicht mehr als 150,-- EUR beträgt (Freigrenze).
5. Zuwendungen dürfen nur für solche Vorhaben gewährt werden, die noch nicht begonnen worden sind oder eine Zustimmung zum vorzeitigen Maßnahmebeginn erteilt worden ist. Nachfinanzierungen sind grundsätzlich ausgeschlossen.
E. Bewilligungsbescheid
Die Gewährung einer Zuwendung ist dem/der Empfänger(in) schriftlich mitzuteilen. Die Mitteilung muss Art, Höhe und Zweck der Zuwendung und die Bewilligungsbedingungen sowie eine Klausel über die Widerrufsmöglichkeit nach dem Bayerischen Verwaltungs- und Verfahrensgesetzes (BayVwVfG) enthalten. Die Mitteilung erfolgt durch das jeweilige Fachreferat mit Abdruck an das Wirtschafts- und Finanzreferat.
F. Auszahlung
1. Die bewilligten Mittel dürfen nur insoweit und nicht eher zur Auszahlung angewiesen werden, als sie zur Erfüllung des Verwendungszweckes benötigt werden. Bei Investitionsförderungsmaßnahmen ist der vorherige Einsatz der Eigenmittel glaubhaft nachzuweisen.
2. Einmalige Zuwendungen, deren Verwendung sich auf einen längeren Zeitraum erstreckt, sollen bei größeren Bewilligungen nur in Teilbeträgen ausgezahlt werden..
3. Die Auszahlung der Zuwendungen erfolgt erst nach Freigabe der freiwilligen Leistungen durch Stadtratsbeschluss im laufenden Haushaltsjahr und setzt voraus, dass die Verwendungsnachweise für frühere Zuwendungen der Stadtverwaltung einen Monat vorher zugegangen sind, es sei denn, vertragliche Vereinbarungen weichen davon ab (z. B. Delegationsverträge) oder in Bewilligungsbescheiden wurde eine andere Entscheidung getroffen.
4. Die Zuständigkeit des/der Oberbürgermeister(in) nach § 11 Abs. 2 Ziffer 2b der Geschäftsordnung für den Stadtrat der Stadt Regensburg bleibt unberührt.
G. Verwendungsnachweis
1. Der Verwendungsnachweis besteht aus einem sachlichen Bericht und einer zahlenmäßigen Nachweisung, deren termingerechte Vorlage vom Fachreferat zu überwachen ist. Der Verwendungsnachweis ist unaufgefordert bei
- laufenden institutionellen Zuwendungen bis zum 31. März nach Ablauf des vorherigen Haushaltsjahres,
- einmaliger projektbezogener Zuwendung drei Monate nach Abschluss des Projektes,
- einmaliger institutioneller Zuwendung bis zum 31. März nach Ablauf des vorherigen Haushaltsjahres über das Fachreferat (Vorprüfung) an das Finanzreferat einzureichen.
Das Fachreferat ist für die Vorprüfung des Verwendungsnachweises in sachlicher und in rechnerischer Hinsicht zuständig. Die Vorprüfung umfasst sowohl die Feststellung des Ergebnisses mittels Formblatt als auch das Aufzeigen und Abklären von Lösungsvorschlägen.
In Ausnahmefällen können durch ausreichend begründeten Antrag die oben genannten Fristen verlängert werden.
2. Bei laufenden institutionellen Zuwendungen und bei einmaligen institutionellen Zuwendungen genügt bis zu einer Zuwendungshöhe von 1.500,-- EUR ein vereinfachter Nachweis, der z. B. durch Bestätigungsvermerk der Kassenprüfer (Verbände, Vereine) erfolgen kann. Sofern staatliche oder vergleichbare Stellen eine Prüfung durchführen, genügt der Nachweis dieses Prüfungsergebnisses ohne Betragsbegrenzung. Letzteres gilt für alle Zuwendungsarten..
3. Zuwendungen sind in das Rechnungswesen der Empfänger aufzunehmen und die Verwendung buchhalterisch so darzustellen, dass der Verwendungsnachweis anhand der Bücher und Belege geprüft werden kann.
4. Die Verwaltung ist berechtigt, die wirtschaftliche und zweckentsprechende Verwendung der Mittel durch Einsicht in die Bücher und Belege sowie örtliche Besichtigung selbst zu prüfen. Der/die Empfänger(in) der Zuwendung ist verpflichtet, die erforderlichen Auskünfte zu erteilen.
