Elektronische Kommunikation

Die Stadt Regensburg hat zur Kommunikation mit der Stadtverwaltung den elektronischen Zugang nach Art. 3a Bayerisches Verwaltungsverfahrensgesetz (BayVwVfG) eröffnet. Zugänge im Sinne dieser Zugangseröffnung sind die von der Stadt Regensburg publizierten E-Mail-Adressen. Die Stadt Regensburg eröffnet diesen Zugang für Bürger und Unternehmen nach Maßgabe der im Folgenden aufgeführten Rahmenbedingungen. Grundsätzlich ist zwischen formfreien und formgebundenen Schreiben zu unterscheiden.

Formfreie Schreiben

Für die Übermittlung von elektronischen Dokumenten im formfreien Schriftverkehr z.B. Vorgänge oder Anfragen, die keiner eigenhändigen Unterschrift bedürfen, ist keine digitale Signatur nötig.

E-Mails können Sie direkt an die Ihnen bekannte Sachbearbeiterin oder den Ihnen bekannten Sachbearbeiter oder an die zuständige Dienststelle richten.

Formgebundene Schreiben

Für die Übermittlung von elektronischen Dokumenten im formgebundenen Schriftverkehr, die eine eigenhändige Unterschrift voraussetzen, müssen die Mitteilungen und Anlagendokumente mit einer qualifizierten elektronischen Signatur gemäß § 2 Absatz 1 Nr. 2 Signaturgesetz (SigG) versehen sein.

Vorgänge dieser Art richten Sie bitte ausschließlich an die E-Mail-Adresse:

poststelle@Regensburg.de

Soweit eine förmliche Zustellung erforderlich ist, die einen Zustellnachweis erfordert, ist dies auf elektronischem Weg derzeit nicht möglich. Bitte beachten Sie, dass es in einigen Fällen erforderlich ist, persönlich zu erscheinen oder die elektronische Form gesetzlich ausgeschlossen ist. Auch in diesen Fällen ist eine elektronische Abwicklung nicht möglich.

Rahmenbedingungen für die elektronische Kommunikation

1. Die Stadt Regensburg nimmt E-Mails in den Formaten "Text" und "HTML" an.

1.1. E-Mail-Anhänge werden bei formfreien Schreiben in folgenden Dateiformaten entgegengenommen:

  • Textdateien im Format ANSI (*.txt)
  • Rich Text Format (*.rtf)
  • Word für Windows (*.doc / docx)
  • Portable Data File (*.pdf)
  • Joint Photographic Expert Group (*.jpg)
  • Graphics Interchange Format (*.gif)
  • Tag Image File Format (*.tif)
  • Bitmap Pictures (*.bmp)
  • Portable Network Graphics (*,png)

1.2. E-Mail-Anhänge werden bei formgebundenen Schreiben nur im Dateiformat (*.pdf) entgegengenommen und nur wenn die qualifizierte elektronische Signatur in das PDF-Dokument integriert ist (PDF-inline).

Weitere Formate sind nur mit ausdrücklicher Zustimmung der Empfangsstelle zulässig. In allen zulässigen Formaten dürfen keine automatisierten Abläufe oder Programmierungen (sog. Makros) verwendet werden.

2. E-Mails werden nur bis zu einer Gesamtgröße von 10 Megabyte angenommen.

3. Dateien in den unter Ziffer 1.1. genannten Formaten können durch Komprimierungsprogramme in den Dateigrößen verringert (gepackt) werden. Hierbei ist das zip-Format zu wählen. Passwortgeschützte Datei-Archive werden nicht entgegengenommen.

4. Die Stadt Regensburg nimmt zurzeit noch keine verschlüsselten E-Mails an. Falls Sie uns vertrauliche Informationen senden wollen, bitten wir Sie, hierzu die Briefpost zu verwenden. Wir weisen darauf hin, dass auch bei Verwendung elektronischer Signaturen keine Verschlüsselung der übertragenen Inhalte erfolgt.

5. Die Stadt Regensburg verwendet eine Software zur Filterung von unerwünschten E-Mails (Spam-Filter). Durch den Spam-Filter können Ihre E-Mails auch ohne Hinweis abgewiesen werden, wenn diese durch bestimmte Merkmale fälschlich als Spam identifiziert wurden.

6. Wird per E-Mail an die Stadt Regensburg herangetreten, geht die Stadt Regensburg davon aus, dass die Kommunikation auf diesem Wege stattfinden kann, soweit gesetzliche Vorschriften dem nicht entgegenstehen.

7. Wegen der generellen Unsicherheit im E-Mail-Verkehr kann nicht gewährleistet werden, dass eine versandte E-Mail den Adressaten erreicht. Es kann vorkommen, dass Inhalte unvollständig und verzögert ankommen. Überprüfen Sie also, ob für Ihre Zwecke das E-Mail tatsächlich die geeignete Versandart ist.